OUTLOOK - ETRE OPÉRATIONNEL AVEC LA MESSAGERIE ET LE CALENDRIER

Raccourcis clavier Outlook

Fiche de référence pour la formation Outlook OUT-IN. Conçue pour impression A4 (recto seul) à distribuer en fin de journée. Raccourcis valables pour Outlook 2019, 2021, Microsoft 365 sur Windows. Sur macOS, remplacer Ctrl par Cmd.

Naviguer entre les modules

  • Ctrl + 1 | aller à la messagerie
  • Ctrl + 2 | aller au calendrier
  • Ctrl + 3 | aller aux contacts
  • Ctrl + 4 | aller aux tâches
  • Ctrl + 5 | aller aux notes (versions classiques)
  • Ctrl + 6 | aller au dossier liste
  • F3 ou Ctrl + E | activer la zone de recherche

Messagerie : agir sur un message

  • Ctrl + N | créer un nouveau message
  • Ctrl + R | répondre à l’expéditeur
  • Ctrl + Maj + R | répondre à tous (à utiliser avec discernement)
  • Ctrl + F | transférer le message sélectionné
  • Ctrl + Entrée | envoyer le message en cours de rédaction
  • Suppr | déplacer vers la corbeille
  • Maj + Suppr | supprimer définitivement (sans passer par la corbeille)
  • Ctrl + Q | marquer comme lu
  • Ctrl + U | marquer comme non lu
  • Insert | ajouter ou retirer un drapeau de suivi
  • Ctrl + Maj + V | déplacer le message dans un dossier

Messagerie : naviguer dans la boîte

  • Ctrl + Y | ouvrir le carnet d’adresses (ou la fenêtre Atteindre)
  • Ctrl + Maj + B | ouvrir le carnet d’adresses depuis un message
  • Ctrl + Maj + I | aller à la boîte de réception
  • Ctrl + Maj + O | aller à la boîte d’envoi
  • Espace | descendre dans le volet de lecture (puis passer au mail suivant)
  • Maj + Espace | remonter dans le volet de lecture
  • Ctrl + , | aller à l’élément précédent
  • Ctrl + . | aller à l’élément suivant

Mise en forme dans un message

  • Ctrl + B | gras
  • Ctrl + I | italique
  • Ctrl + U | souligné
  • Ctrl + K | insérer un lien hypertexte
  • Ctrl + Maj + L | liste à puces
  • Ctrl + Maj + N | retour au style normal
  • Tab | augmenter le retrait
  • Maj + Tab | diminuer le retrait

Calendrier

  • Ctrl + Maj + A | créer un rendez-vous (pour vous seul)
  • Ctrl + Maj + Q | créer une demande de réunion (avec participants)
  • Ctrl + G | définir la périodicité d’un événement ouvert
  • Alt + 1 à Alt + 9 | afficher 1 à 9 jours dans la vue
  • Alt + 0 | afficher 10 jours
  • Alt + = | basculer en vue Mois
  • Alt + | | basculer en vue Semaine
  • Ctrl + F | transférer le rendez-vous ou la réunion

Contacts

  • Ctrl + Maj + C | créer un nouveau contact
  • Ctrl + Maj + L | créer un nouveau groupe de contacts
  • F11 | rechercher un contact dans le carnet d’adresses

Tâches

  • Ctrl + Maj + K | créer une nouvelle tâche
  • Ctrl + D | marquer la tâche sélectionnée comme terminée

Édition standard

  • Ctrl + C | copier
  • Ctrl + V | coller
  • Ctrl + X | couper
  • Ctrl + Z | annuler
  • Ctrl + Y | rétablir
  • Ctrl + A | tout sélectionner
  • Ctrl + S | enregistrer (utile sur brouillons)
  • F7 | lancer la vérification orthographique
  • F9 | envoyer et recevoir tous les comptes

Astuces pour gagner du temps

  • Si vous ne retrouvez pas un menu, tapez son nom dans la zone de recherche en haut (raccourci Alt + Q sur les versions récentes). Outlook propose la fonction directement, même si l’icône a été déplacée.
  • Les Actions rapides (Accueil > Actions rapides) peuvent être affectées à des raccourcis Ctrl + Maj + 1 à 9. Idéal pour les manipulations répétitives.
  • Pour passer rapidement d’un mail à l’autre sans souris : Ctrl + . (suivant) et Ctrl + , (précédent).

Sources