Thème 1 — Administration et publication collaborative
Informations générales
| Durée | 3h00 (pause incluse) |
| Positionnement | Jour 1 — Séquences 1 et 2 (matinée) |
| Public visé | Administrateurs Power BI, équipes DSI, responsables de projets BI |
| Prérequis | Maîtrise de la création de rapports dans Power BI Desktop, notions de Power Query, compte Power BI Pro actif |
| Matériel requis | Power BI Desktop installé, accès Power BI Service (app.powerbi.com), navigateur web, compte Pro ou PPU |
Objectifs pédagogiques
À l'issue de cette séquence, les participants seront capables de :
- Décrire l'architecture globale de Power BI Service (espaces de travail, applications, pipelines de déploiement)
- Créer et configurer un espace de travail avec les rôles appropriés (administrateur, membre, contributeur, lecteur)
- Structurer et certifier les modèles de données pour garantir la confiance des utilisateurs
- Publier un rapport depuis Power BI Desktop vers un espace de travail
- Partager un rapport via lien direct, application ou intégration SharePoint/Teams
- Utiliser les fonctionnalités collaboratives : commentaires, annotations, abonnements et alertes
Déroulement détaillé de la séquence
Partie 1 — Architecture globale de Power BI Service (25 min)
Contenu à présenter
- Présentation de l'écosystème Power BI : Desktop (création) → Service (diffusion, collaboration) → Mobile (consultation)
- Composants principaux du Service : espaces de travail, modèles de données, rapports, tableaux de bord, applications
- Espaces de travail : conteneurs logiques qui regroupent les artefacts (datasets, rapports, dashboards) — notion centrale de l'administration
- Applications Power BI : packaging de contenu destiné aux utilisateurs finaux — publication d'une sélection de rapports et tableaux de bord en lecture seule
- Pipelines de déploiement : gestion des environnements Développement → Test → Production — disponible avec licence Premium/PPU
- Capacités et licences : différences entre Pro, Premium Per User (PPU) et Premium par capacité — impact sur les fonctionnalités d'administration
Conseils formateur
💡 Commencer par un schéma d'architecture global (Desktop → Service → Mobile) projeté au tableau. Cela permet aux participants de situer chaque composant dans le flux global.
⚠️ Bien distinguer « espace de travail » et « application » : l'espace de travail est l'espace de travail collaboratif des créateurs, l'application est le contenu packagé pour les consommateurs.
💡 Si les participants n'ont pas de licence Premium, expliquer les pipelines de déploiement de manière théorique avec des captures d'écran. Ce n'est pas bloquant pour la suite.
Partie 2 — Création et configuration d'un espace de travail (30 min)
Contenu à présenter
- Créer un espace de travail : nom, description, image, licence requise (Pro minimum)
- Paramètres avancés : mode de licence (Pro, PPU, Premium par capacité), région de stockage des données
- Les 4 rôles d'un espace de travail et leurs permissions :
- — Administrateur : contrôle total (paramètres, membres, suppression)
- — Membre : publication, modification des rapports, gestion du contenu
- — Contributeur : publication et modification, pas de gestion des membres
- — Lecteur : consultation uniquement, pas de modification
- Attribution des rôles : ajouter des utilisateurs individuels ou des groupes de sécurité Azure AD
- Bonnes pratiques : utiliser des groupes de sécurité plutôt que des utilisateurs individuels, limiter le nombre d'administrateurs, documenter la matrice de rôles
Travaux pratiques
TP — Créer et configurer un espace de travail
- Accéder à Power BI Service (app.powerbi.com)
- Créer un nouvel espace de travail nommé « Formation PBI - [Prénom] »
- Configurer la description et les paramètres de licence
- Ajouter un collègue avec le rôle Contributeur
- Ajouter un autre collègue avec le rôle Lecteur
- Vérifier les permissions de chaque rôle en se connectant avec un autre compte
Conseils formateur
💡 Si les participants travaillent seuls, leur demander de s'ajouter mutuellement dans leurs espaces de travail respectifs pour tester les différents rôles.
⚠️ Rappeler que la création d'un espace de travail nécessite une licence Pro ou PPU. Vérifier en amont que tous les comptes sont bien activés.
Partie 3 — Structuration et certification des modèles sémantique (20 min)
Contenu à présenter
- Modèle sémantique (dataset) : la couche de données sous-jacente à un rapport — peut être partagé entre plusieurs rapports
- Promotion d'un modèle sémantique : marquer un dataset comme « Promu » pour signaler qu'il est prêt à l'emploi et fiable
- Certification d'un modèle sémantique : niveau supérieur de confiance, réservé aux administrateurs — indique que le dataset est la source de référence officielle
- Processus de certification : paramétrage dans le portail d'administration Power BI (Paramètres du tenant → Certification)
- Découverte des modèle sémantique : les utilisateurs peuvent trouver et réutiliser les modèle sémantique certifiés/promus via le hub de données
- Bonnes pratiques de nommage : convention de nommage cohérente (ex. : DS_Ventes_Mensuel, RPT_Dashboard_Commercial), documentation des sources
- Gouvernance DSI : définir un processus de validation avant certification, documenter les propriétaires de chaque dataset
Conseils formateur
💡 Montrer la différence visuelle entre un dataset promu (icône bleue) et certifié (badge doré) dans le hub de données. C'est très parlant pour les participants.
⚠️ La certification nécessite des droits d'administration du tenant. Si les participants n'ont pas ces droits, faire la démonstration en mode guidé et expliquer le processus.
Partie 4 — Publication d'un rapport depuis Power BI Desktop (25 min)
Contenu à présenter
- Processus de publication : Fichier → Publier → sélection de l'espace de travail de destination
- Ce qui est publié : le rapport (.pbix) et le jeu de données sous-jacent sont envoyés séparément dans le Service
- Mise à jour d'un rapport existant : republier écrase la version précédente du rapport et du dataset (pas de versioning natif)
- Vérification post-publication : ouvrir le rapport dans le Service, vérifier les visuels, les données et les interactions
- Gestion des erreurs courantes : problème de licence, espace de travail non trouvé, conflit de nom, sources de données non configurées
- Bonnes pratiques : toujours publier dans un espace de travail de développement en premier, puis utiliser les pipelines de déploiement pour promouvoir vers la production
Travaux pratiques
TP — Publier un rapport
- Ouvrir un rapport Power BI Desktop d'exercice
- Cliquer sur Fichier → Publier
- Sélectionner l'espace de travail créé précédemment
- Vérifier la publication dans le Service : ouvrir le rapport et le dataset
- Modifier un visuel dans Desktop et republier — constater la mise à jour dans le Service
Conseils formateur
💡 Préparer un fichier .pbix d'exercice simple (3-4 visuels, données embarquées) pour que le TP soit fluide et rapide.
⚠️ Si certains participants ont des erreurs de publication (licence, connexion), les résoudre individuellement pendant que les autres avancent. C'est souvent lié à la configuration du compte.
Partie 5 — Options de partage et diffusion (25 min)
Contenu à présenter
- Partage par lien direct : générer un lien de partage avec permissions de lecture ou de modification — le plus rapide mais difficile à gouverner
- Partage via une application Power BI : créer une application à partir de l'espace de travail — contenu packagé, lecture seule, audiences définies
- Intégration SharePoint Online : utiliser le composant WebPart Power BI pour intégrer un rapport directement dans une page SharePoint
- Intégration Microsoft Teams : épingler un rapport dans un onglet Teams — les utilisateurs consultent le rapport sans quitter Teams
- Comparaison des méthodes : lien direct (rapide, peu gouverné), application (gouverné, scalable), SharePoint/Teams (intégré dans le quotidien)
- Permissions requises : le destinataire doit avoir une licence Pro/PPU sauf si le contenu est dans une capacité Premium
- Bonnes pratiques : privilégier les applications pour la diffusion à grande échelle, réserver les liens directs pour les partages ponctuels
Conseils formateur
💡 Faire une démonstration de chaque méthode de partage en direct pour que les participants voient les différences d'expérience utilisateur.
⚠️ L'intégration Teams/SharePoint nécessite que ces services soient activés dans le tenant Microsoft 365. Vérifier en amont.
Partie 6 — Collaboration, abonnements et exports (25 min)
Contenu à présenter
- Commentaires et annotations : ajouter des commentaires sur un visuel ou une page de rapport — les commentaires sont visibles par tous les utilisateurs ayant accès au rapport
- Mentions (@) : mentionner un collègue dans un commentaire pour le notifier par e-mail — facilite la collaboration asynchrone
- Abonnements par e-mail : configurer l'envoi automatique d'une capture du rapport à intervalles réguliers (quotidien, hebdomadaire, etc.)
- Alertes sur les données : configurer une alerte sur une vignette de tableau de bord quand une valeur dépasse un seuil — déclenche une notification par e-mail ou mobile
- Export des données depuis un visuel : options Excel, CSV — limites (max 150 000 lignes pour les données sous-jacentes)
- Export du rapport complet : PDF (capture statique), PowerPoint (diapositives), Excel (données connectées via Analyze in Excel)
- Restrictions et bonnes pratiques : contrôler les permissions d'export dans les paramètres du tenant, sensibiliser les utilisateurs à la confidentialité des données exportées
Travaux pratiques
TP — Collaboration et export
- Ouvrir le rapport publié dans le Service
- Ajouter un commentaire sur un visuel en mentionnant un collègue (@prénom)
- Configurer un abonnement par e-mail hebdomadaire sur une page du rapport
- Créer une alerte sur une vignette du tableau de bord (seuil à dépasser)
- Exporter une page du rapport en PDF et les données d'un visuel en Excel
- Vérifier les restrictions d'export dans les paramètres du rapport
Conseils formateur
💡 Les alertes de données nécessitent un tableau de bord (pas un rapport). Montrer comment épingler un visuel de rapport sur un tableau de bord avant de configurer l'alerte.
⚠️ L'export en Excel connecté (Analyze in Excel) nécessite le complément Excel. Prévenir les participants si ce n'est pas installé sur leurs machines.
Synthèse et évaluation (10 min)
Tour de table
- Chaque participant décrit comment il envisage d'organiser les espaces de travail dans son contexte professionnel (nombre, nommage, rôles)
Quiz de validation (5 questions)
- Quels sont les 4 rôles disponibles dans un espace de travail Power BI ?
- Quelle est la différence entre un modèle de données promu et certifié ?
- Citez 3 méthodes de partage d'un rapport Power BI.
- Comment configurer un abonnement par e-mail sur un rapport ?
- Quelles sont les limites de l'export de données depuis un visuel ?
Questions / Réponses
- Ouvrir la discussion sur les problématiques d'administration et de gouvernance rencontrées par les participants
Ressources complémentaires
- Espaces de travail Power BI — Microsoft Learn
- Applications Power BI — Microsoft Learn
- Pipelines de déploiement — Microsoft Learn
- Certification des modèles de données — Microsoft Learn
- Publication depuis Desktop — Microsoft Learn
- Partage de rapports — Microsoft Learn
- Commentaires et collaboration — Microsoft Learn
- Abonnements par e-mail — Microsoft Learn
- Alertes sur les données — Microsoft Learn
- Export de données — Microsoft Learn
Conseils formateur — Vue d'ensemble du thème
💡 Ce premier thème est fondamental : il pose les bases de l'administration Power BI Service. S'assurer que tous les participants ont bien compris la structure espaces de travail / applications / rôles avant de passer aux thèmes suivants.
💡 Alterner entre démonstrations en direct et travaux pratiques toutes les 25-30 minutes pour maintenir l'attention. Les TP sur la création d'espace de travail et la publication sont rapides et concrets.
💡 Profiter du TP de partage pour montrer l'expérience utilisateur côté consommateur : se connecter avec un compte Lecteur et montrer ce qu'il voit (et ne voit pas).
⚠️ Vérifier avant la formation que tous les comptes Pro/PPU sont actifs, que le tenant autorise la création d'espaces de travail et que SharePoint/Teams sont accessibles. Ces prérequis techniques sont les plus fréquentes causes de blocage.
⚠️ Préparer un fichier .pbix d'exercice contenant des données embarquées (pas de connexion externe) pour éviter les problèmes de source de données lors de la publication.