Espaces de travail et rôles
En bref
- Objectifs : créer un espace de travail ; donner accès à des personnes ou des groupes ; choisir le rôle adapté à chaque collaborateur.
- Prérequis : page « Panorama de la diffusion et des licences ».
- Niveau : découverte.
- Licence requise : Power BI Pro ou Premium par utilisateur pour créer un espace de travail et y publier.
Pourquoi ?
Le service Power BI (app.powerbi.com) sert d'abord à partager. Le principe est simple : vous créez un rapport avec Power BI Desktop, vous le publiez dans un espace de travail, vous désignez les personnes qui y ont accès, puis vous leur communiquez le lien. L'avantage est la simplicité de mise à jour : une seule version du rapport et du modèle sémantique, actualisée dans le service, au lieu de fichiers qui circulent par e-mail.
Notions clés
Mon espace de travail et espaces de travail partagés
- Mon espace de travail est votre espace personnel : vous pouvez y publier même avec une licence gratuite, mais vous ne pouvez pas partager son contenu.
- Un espace de travail partagé est un conteneur de collaboration : rapports, modèles sémantiques, tableaux de bord, flux de données et autres éléments Fabric. On y attribue des rôles à des personnes ou à des groupes.
Les quatre rôles
| Ce que permet le rôle | Administrateur | Membre | Contributeur | Lecteur |
| Mettre à jour et supprimer l'espace de travail | Oui | |||
| Ajouter ou retirer des personnes, y compris d'autres administrateurs | Oui | |||
| Ajouter des membres ou des rôles inférieurs | Oui | Oui | ||
| Publier une application, modifier ses autorisations | Oui | Oui | ||
| Mettre à jour une application | Oui | Oui | Si l'administrateur l'autorise | |
| Partager des éléments et autoriser le repartage | Oui | Oui | ||
| Gérer les autorisations des modèles sémantiques | Oui | Oui | ||
| Créer, modifier, supprimer et publier du contenu | Oui | Oui | Oui | |
| Planifier l'actualisation, modifier la connexion à la passerelle | Oui | Oui | Oui | |
| Analyser dans Excel, télécharger le fichier PBIX | Oui | Oui | Oui | |
| Afficher un élément et interagir avec lui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Créer un abonnement pour soi-même | Oui | Oui | Oui | Oui |
Le rôle Lecteur est affiché sous le nom « Visionneuse » dans certaines pages de l'interface et de la documentation.
La sécurité au niveau des lignes (RLS) ne s'applique qu'aux utilisateurs disposant du rôle Lecteur : les administrateurs, membres et contributeurs voient toutes les données du modèle.
Licences et limites
- Dans un espace de travail Pro (capacité partagée), chaque personne ajoutée a besoin d'une licence Pro ou PPU.
- Sur une capacité Fabric F64 ou supérieure, un utilisateur avec une licence gratuite peut consulter le contenu avec le rôle Lecteur, à condition de n'avoir aucun autre rôle dans l'espace de travail.
- Un espace de travail accepte au maximum 1 000 utilisateurs ou groupes dans ses rôles ; un groupe compte pour un, quel que soit son nombre de membres.
Pas à pas
Créer un espace de travail
1. Connectez-vous au service Power BI (app.powerbi.com) avec votre compte professionnel.
2. Dans le volet de navigation, sélectionnez Espaces de travail, puis Nouvel espace de travail.
[Capture : volet Espaces de travail ouvert, bouton Nouvel espace de travail en bas du volet]
3. Saisissez un Nom unique et, si vous le souhaitez, une Description. Un Domaine peut être associé si votre organisation en utilise.
4. Dans Avancé, vérifiez le type d'espace de travail (mode de licence : Pro, Premium par utilisateur, capacité Fabric), le format de stockage par défaut du modèle sémantique et la liste de contacts. N'activez l'option Applications modèles que si vous savez ce que vous faites : elle est irréversible.
[Capture : volet Créer un espace de travail, section Avancé dépliée avec le type d'espace de travail]
5. Sélectionnez Appliquer. Vous devenez automatiquement administrateur de l'espace de travail. Dans Power BI Desktop, Accueil > Publier propose désormais ce nouvel espace de travail.
Ajouter des membres
1. Dans la page de l'espace de travail, sélectionnez Gérer l'accès (ou Autres options (...) > Gérer l'accès).
2. Sélectionnez Ajouter des personnes ou des groupes, saisissez un nom, une adresse e-mail ou un groupe, choisissez un rôle, puis Ajouter.
[Capture : volet Gérer l'accès avec la liste des membres et la liste déroulante des rôles]
3. Pour changer un rôle, recherchez la personne dans le volet Gérer l'accès et choisissez le nouveau rôle dans la liste déroulante. Les changements prennent effet à la prochaine connexion de l'utilisateur.
[Capture : modification du rôle d'un membre dans le volet Gérer l'accès]
Exemple
L'équipe contrôle de gestion crée l'espace de travail « Budget 2026 ». Le responsable est Administrateur, les deux analystes qui publient les rapports sont Contributeurs, la responsable qui valide et publie l'application est Membre. Les responsables budgétaires ne sont pas ajoutés à l'espace de travail : ils reçoivent l'application (voir « Applications »).
Pièges et bonnes pratiques
- Attribuez les rôles à des groupes Microsoft Entra ou Microsoft 365 plutôt qu'à des personnes : l'arrivée ou le départ d'un collaborateur se gère dans le groupe.
- Réservez l'espace de travail aux créateurs ; diffusez aux lecteurs par une application.
- Gardez au moins deux administrateurs par espace de travail, pour ne pas perdre la main en cas d'absence.
- Un lecteur que vous voulez soumettre à la RLS ne doit pas avoir le rôle Contributeur ou plus.
À retenir
- Mon espace de travail est personnel ; les espaces de travail partagés servent à collaborer.
- Quatre rôles : Administrateur, Membre, Contributeur, Lecteur.
- Contributeur suffit pour publier et planifier l'actualisation ; Membre permet en plus de partager et de publier l'application.
- La RLS ne s'applique qu'au rôle Lecteur.