Power BI Desktop est l'outil de conception de toute la formation. Une version à jour et quelques options bien réglées évitent des difficultés classiques : tables de dates cachées qui alourdissent le modèle, menus différents de ceux du support, fichiers impossibles à ouvrir chez un collègue resté sur une ancienne version.

L'offre Power BI comporte un outil installé sur le poste, Power BI Desktop, et un service en ligne auquel on s'abonne, le service Power BI (app.powerbi.com). Desktop peut être utilisé seul, mais il est conçu comme le complément du service, ce que rappelle sa fenêtre Aide > À propos :

Power BI Desktop est un logiciel autonome, indépendant d'Excel. Le cycle de travail type est le suivant :

1. On crée le rapport avec Power BI Desktop.

2. On le publie dans un espace de travail du service Power BI.

3. On donne accès aux personnes concernées (rôle dans l'espace de travail, application ou partage).

4. On leur communique le lien du rapport ou de l'application.

L'avantage de cette organisation est la simplicité de mise à jour : le rapport publié est actualisé dans le service, sans renvoyer de fichier. Selon l'emplacement des sources (locales ou dans le cloud), une passerelle de données peut être nécessaire.

Power BI Desktop n'existe pas pour macOS. Il est en revanche pris en charge sur Azure Virtual Desktop et Windows 365, ce qui offre une solution aux utilisateurs de Mac. Source

Microsoft publie une nouvelle version de Power BI Desktop chaque mois, et seule la dernière version est prise en charge par le support. Un fichier enregistré avec une version récente ne s'ouvre pas toujours avec une version plus ancienne : dans une équipe, tout le monde doit être à jour.

La version optimisée pour Power BI Report Server est une installation distincte, à réserver aux rapports publiés sur un serveur de rapports local. Elle peut cohabiter avec la version standard.

1. Ouvrez le Microsoft Store et cherchez Power BI Desktop, ou, depuis le service Power BI, utilisez le bouton Télécharger > Power BI Desktop.

[Capture : page Microsoft Store de Power BI Desktop avec le bouton « Obtenir »]

2. Cliquez sur Obtenir puis Ouvrir à la fin de l'installation.

3. À défaut de Store, téléchargez l'exécutable 64 bits depuis le Centre de téléchargement Microsoft.

4. Au premier lancement, connectez-vous avec votre compte professionnel (bouton Se connecter en haut à droite) pour pouvoir publier.

5. Vérifiez la version installée : Aide > À propos, ligne Version.

[Capture : fenêtre Aide > À propos de Power BI Desktop, ligne Version mise en évidence]

Les options se trouvent dans Fichier > Options et paramètres > Options. Elles sont réparties en options globales (pour tous les nouveaux fichiers) et options du fichier actuel.

1. Global > Chargement des données : décochez Date/heure automatique pour les nouveaux fichiers. Vous créerez une vraie table de dates (partie 3), plus légère et plus fiable.

[Capture : Options, Global > Chargement des données, case Date/heure automatique décochée]

2. Global > Paramètres régionaux : vérifiez la langue de l'application et le format régional (séparateur décimal, dates).

3. Global > Récupération automatique : conservez l'enregistrement automatique des fichiers de récupération.

4. Fichier actuel > Chargement des données : vérifiez que la détection automatique des relations convient à votre projet.

1. Fichier > Options et paramètres > Options > Global > Fonctionnalités en préversion.

2. Cochez uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin pour la formation (par exemple le format de rapport PBIR ou le stockage du modèle en TMDL, selon votre version ; voir « Les formats de fichiers »).

[Capture : Options > Fonctionnalités en préversion, liste des cases à cocher]

3. Redémarrez Power BI Desktop pour appliquer le changement.