Votre rapport est terminé dans Power BI Desktop. Faut-il envoyer le fichier, un PDF, le publier dans un espace de travail, en faire une application ou l'afficher dans Teams ? La réponse dépend de trois questions : qui doit voir le rapport, doit-il rester interactif et à jour, et quelles licences possèdent l'auteur et les lecteurs ?

Deux familles de licences coexistent :

Dans tous les cas, l'auteur qui publie dans un espace de travail et partage a besoin d'une licence Pro ou PPU. Un contenu publié dans un espace de travail PPU n'est visible que par des utilisateurs PPU.

Tous les modes ci-dessous commencent par une publication depuis Power BI Desktop : le rapport et son modèle sémantique sont publiés ensemble dans un espace de travail.

[Capture : à refaire, schéma de synthèse en arbre de décision « Public interne ou externe ? Combien de lecteurs ? Données confidentielles ? » menant aux modes de diffusion du tableau]

Partager un rapport donne accès à son modèle sémantique. Masquer une table, une colonne ou un visuel n'est pas une mesure de sécurité : pour restreindre les données, utilisez la sécurité au niveau des lignes (RLS) ou des objets (OLS). Le modèle sémantique publié peut aussi servir de source à d'autres rapports grâce à l'autorisation Générer (voir « Réutiliser un modèle sémantique »).

Publier sur le web génère un lien ou un code iFrame qui rend le rapport visible par n'importe qui sur Internet, sans authentification. Les données sous-jacentes du modèle peuvent être accessibles même si le rapport ne les affiche pas. Les rapports avec RLS ne sont pas pris en charge et l'administrateur doit avoir activé le paramètre de locataire correspondant. Ne publiez jamais de données confidentielles de cette façon ; pour un portail interne, préférez l'option Incorporer (site web ou portail), qui exige une connexion et applique les autorisations.

Une direction financière construit un suivi budgétaire. Les quatre contrôleurs de gestion travaillent ensemble dans un espace de travail (rôles Membre et Contributeur, licences Pro). Les 300 responsables budgétaires consultent une application publiée depuis cet espace de travail : l'organisation a placé l'espace de travail sur une capacité F64, ce qui évite d'acheter 300 licences Pro. Le comité de direction reçoit chaque lundi un abonnement par e-mail.